ChatGPT برای اکسل؛ 10 کار ساده که وقت تحلیل رو نصف می‌کنه

کار ۴: جداسازی شهر و استان از آدرس آشفته

فرض کن یه ستون آدرس داری که به‌صورت دلخواه نوشته شده:

تهران، خیابان ولیعصر، پلاک ۱۲۳، کد پستی ۱۴۳۵۶۷۸۹۱۰
اصفهان - میدان نقش جهان - کدپستی: ۸۱۷۴۶۳۸۵۹۵
شیراز، خ حافظ، کوچه ۵، پ ۷

می‌خوای شهر رو جدا کنی. دستی این کار شاید ۱ ساعت برای ۵۰۰ سطر طول بکشه.

پرامپت:

فرمول اکسل بنویس که اولین کلمه قبل از کاما یا خط تیره رو از ستون A استخراج کنه.
اگه نه کاما نه خط تیره بود، اولین کلمه رو برگردونه.

خروجی:

=TRIM(LEFT(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,"،"," - "), "-", " - "), FIND(" - ", SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,"،"," - "), "-", " - "))-1))

این فرمول کمی پیچیده‌ست، اما کار می‌کنه. اگه می‌خوای ساده‌تر، می‌تونی از Google Sheets استفاده کنی که تابع REGEXEXTRACT داره:

برای Google Sheets:

=REGEXEXTRACT(A2, "^[^،-]+")

این فرمول اولین بخش قبل از کاما یا خط تیره رو برمی‌گردونه.

قبل: ۶۰ دقیقه کار دستی برای ۵۰۰ سطر بعد: ۲ دقیقه نوشتن فرمول + ۳ دقیقه کپی و بررسی صرفه‌جویی: ۵۵ دقیقه

کار ۵: استخراج کد پستی با Regex

کد پستی معمولاً ۱۰ رقمه و تو متن جاسازی شده. می‌خوایم فقط اون رو بیاریم بیرون.

پرامپت برای Google Sheets:

فرمول Google Sheets بنویس که یه عدد ۱۰ رقمی رو از متن ستون A استخراج کنه.

خروجی:

=REGEXEXTRACT(A2, "\d{10}")

برای نسخه‌های قدیمی Excel:

Excel در نسخه‌های Microsoft 365 تابع REGEXEXTRACT داره، اما Excel 2021 و نسخه‌های قدیمی‌تر این تابع رو ندارن. برای اون نسخه‌ها می‌تونی از Power Query استفاده کنی یا از ChatGPT بخوای یه VBA کوچیک بنویسه.

پرامپت:

یه تابع VBA بنویس که از یه سلول، اولین رشته ۱۰ رقمی رو برگردونه.

خروجی VBA:

Function ExtractPostalCode(txt As String) As String
    Dim i As Integer
    Dim num As String
    For i = 1 To Len(txt) - 9
        num = Mid(txt, i, 10)
        If IsNumeric(num) Then
            ExtractPostalCode = num
            Exit Function
        End If
    Next i
    ExtractPostalCode = ""
End Function

حالا تو Excel می‌نویسی:

=ExtractPostalCode(A2)

قبل: ۴۵ دقیقه برای نوشتن کد VBA + تست بعد: ۵ دقیقه (دریافت کد + جاگذاری) صرفه‌جویی: ۴۰ دقیقه

کار ۶: تمیزکاری فضاهای اضافی و کاراکترهای مخفی

گاهی داده‌هایی که از سیستم‌های دیگه می‌یاد، فضای اضافی، tab، یا کاراکتر مخفی دارن که باعث می‌شه فرمول‌ها کار نکنن.

پرامپت:

فرمولی بنویس که تمام فضاهای اضافی، tab و line break رو از ستون A حذف کنه و فقط یه فضا بین کلمات بذاره.

خروجی:

=TRIM(CLEAN(A2))

CLEAN کاراکترهای غیرقابل چاپ رو حذف می‌کنه، TRIM فضاهای اضافی رو.

قبل: ۳۰ دقیقه برای ۱۰۰۰ سطر (پیدا کردن دستی سلول‌های مشکل‌دار) بعد: ۱ دقیقه صرفه‌جویی: ۲۹ دقیقه

کار ۷: تولید خلاصهٔ فروش ماهانه با آمار کلیدی

فرض کن می‌خوای یه پاراگراف خلاصه داشته باشی:

“در ماه فروردین، مجموع فروش 450 میلیون تومان بود که نسبت به ماه قبل 12% رشد داشته. بیشترین فروش مربوط به دسته الکترونیک (۳۵٪) و کمترین مربوط به لوازم خانگی (۸٪) بوده است.”

پرامپت:

از این داده‌ها یه پاراگراف خلاصه بنویس:
- مجموع فروش: 450000000
- رشد نسبت به ماه قبل: 12%
- بیشترین دسته: الکترونیک، 35%
- کمترین دسته: لوازم خانگی، 8%

ChatGPT یه متن روان و آماده‌برای‌ارائه تولید می‌کنه که می‌تونی مستقیم تو پاورپوینت یا PDF بذاری.

قبل: ۱۵ دقیقه نوشتن دستی + ویرایش بعد: ۱ دقیقه صرفه‌جویی: ۱۴ دقیقه

کار ۸: شناسایی ترندها و انحراف معیار

اگه یه ستون اعداد داری (مثلاً فروش روزانه) و می‌خوای ببینی کدوم روزها انحراف شدید داشتن، می‌تونی فرمول آماری بخوای.

پرامپت:

فرمول اکسل بنویس که سلول‌هایی از ستون C که بیشتر از 2 برابر انحراف معیار از میانگین فاصله دارن رو علامت‌گذاری کنه.

خروجی:

=IF(ABS(C2 - AVERAGE(C:C)) > 2*STDEV(C:C), "ناهنجار", "عادی")

حالا می‌تونی این ستون رو فیلتر کنی و فقط روزهای ناهنجار رو بررسی کنی.

قبل: ۲۰ دقیقه محاسبه دستی + ایجاد فرمول بعد: ۱ دقیقه صرفه‌جویی: ۱۹ دقیقه

کار ۹: گزارش خودکار از میلیون‌ها سطر

اگه فایل اکسلت بیش از ۱۰۰ هزار سطر داره، احتمالاً نمی‌تونی مستقیم تمام داده رو به ChatGPT بفرستی، چون محدودیت ورودی داره. اما می‌تونی یه خلاصه آماری بسازی و اون رو بفرستی.

مراحل:

1. تو Excel یه Pivot Table بساز که خلاصه‌ای از داده‌ها رو نشون بده (مثلاً مجموع فروش به تفکیک ماه و دسته).
2. خروجی Pivot رو کپی کن و به ChatGPT بفرست.
3. بگو: “از این جدول، یه گزارش ۲۰۰ کلمه‌ای بنویس که ترندهای کلیدی، بالاترین و پایین‌ترین مقادیر و پیشنهاد برای بهبود رو شامل بشه.”

ChatGPT یه گزارش تحلیلی کامل تولید می‌کنه که می‌تونه مستقیم به مدیریت ارائه بشه.

قبل: ۶۰ دقیقه تحلیل دستی + نوشتن گزارش بعد: ۱۰ دقیقه (Pivot + پرامپت + ویرایش نهایی) صرفه‌جویی: ۵۰ دقیقه

چرا ChatGPT گاهی فرمول نادرست پیشنهاد می‌کنه

دلیل ۱: اگه پرامپتت مبهم باشه، مدل حدس می‌زنه. مثلاً بگی “فرمولی بنویس که داده رو جمع کنه”، نمی‌دونه کدوم ستون، کدوم شرط، کدوم محدوده.

راه‌حل: همیشه ستون‌ها، محدوده‌ها و شرایط رو واضح بنویس.

دلیل ۲: ChatGPT ممکنه نسخه‌ای از Excel رو فرض کنه که توابع خاصی نداره. مثلاً XLOOKUP در Microsoft 365 و Excel 2021 و 2024 هست، اما در Excel 2016 و 2019 در دسترس نیست؛ مدل ممکنه بدون توجه به نسخه همون رو پیشنهاد بده.

راه‌حل: تو پرامپت بنویس “برای Excel 2016” یا “برای Google Sheets”.

دلیل ۳: محدودیت context: اگه پرامپت خیلی طولانی باشه یا چندین جدول رو توضیح بدی، ممکنه بخشی از اطلاعات فراموش بشه.

راه‌حل: پرامپت رو به قطعات کوچک‌تر تقسیم کن و هر مرحله رو جداگانه بگیر.

محدودیت حجم فایل و چطور برای داده‌های بزرگ‌تر برنامه‌ریزی کنی

اگه می‌خوای تمام دیتای یه فایل بزرگ رو مستقیم به ChatGPT بفرستی، ممکنه با محدودیت token روبه‌رو بشی. پلن‌های رایگان و حتی Plus محدودیت دارن.

راه‌حل‌ها:

1. خلاصه‌سازی قبل از ارسال: به‌جای فرستادن ۱۰۰ هزار سطر، یه Pivot Table یا خلاصه آماری بساز و اون رو بفرست.
2. تقسیم به بخش‌های کوچک‌تر: اگه می‌خوای فرمول روی همه اعمال بشه، فقط چند سطر نمونه بفرست، فرمول رو بگیر و خودت کپی کن.
3. استفاده از OpenAI API: اگه برنامه‌نویسی بلدی، می‌تونی از API استفاده کنی و داده رو batch به batch پردازش کنی.

تست کردن فرمول‌ها قبل از اعمال روی کل جدول

هیچ‌وقت یه فرمول رو مستقیم روی ۱۰ هزار سطر کپی نکن. اول روی ۱۰ سطر تست کن، نتیجه رو بررسی کن، بعد برو سراغ بقیه. این کار از خرابی داده جلوگیری می‌کنه.

نکته مهم: ChatGPT پلن‌های رایگان گاهی محدودیت سرعت دارن. برای کار روزانه و حرفه‌ای بهتره از پلن‌های Plus یا بالاتر استفاده کنی که دسترسی سریع‌تر و بیشتری دارن.

کسایی که با Google Sheets کار می‌کنن، استفاده از Apps Script + ChatGPT ترکیب قدرتمندیه که می‌تونه خیلی از کارها رو خودکار کنه.