ChatGPT برای اکسل؛ 10 کار ساده که وقت تحلیل رو نصف می‌کنه

کار ۱: پیدا کردن اطلاعات با XLOOKUP بدون حفظ کردن ساختار فرمول

فرض کن تو شیت اول کد کالا تو ستون A داری و تو Sheet2 کد کالا تو ستون A و قیمت تو ستون B قرار گرفته. می‌خوای قیمت هر کالا خودکار برگرده.

پرامپت:

برای Excel فرمولی بنویس که کد کالای A2 رو در ستون A شیت Sheet2 پیدا کنه و قیمت متناظر از ستون B رو برگردونه. اگه پیدا نشد، بنویسه "یافت نشد".

خروجی:

=XLOOKUP(A2,Sheet2!A:A,Sheet2!B:B,"یافت نشد")

این فرمول برای نسخه‌هایی که XLOOKUP دارن ساده و خواناست. اگه Excel 2016 یا 2019 داری، تو پرامپت نسخه رو بگو تا ChatGPT به‌جاش فرمول سازگار مثل VLOOKUP یا INDEX/MATCH بده.

قبل: حدود ۱۰ تا ۱۵ دقیقه برای پیدا کردن ساختار درست فرمول و تست بعد: چند دقیقه برای گرفتن فرمول و بررسی روی چند سطر

کار ۲: جمع فروش با چند شرط با SUMIFS

فرض کن ستون B دسته محصوله، ستون C اسم فروشنده و ستون D مبلغ فروش. می‌خوای مجموع فروش یه دسته و یه فروشنده مشخص رو حساب کنی.

پرامپت:

فرمول Excel بنویس که مجموع ستون D رو فقط وقتی حساب کنه که دسته محصول در ستون B برابر F2 و نام فروشنده در ستون C برابر G2 باشه.

خروجی:

=SUMIFS(D:D,B:B,F2,C:C,G2)

مزیت اصلی اینجا سرعت تایپ نیست؛ اینه که لازم نیست ترتیب محدوده جمع و محدوده شرط‌ها رو حدس بزنی. باز هم فرمول رو اول روی یه نمونه‌ای که جوابش رو می‌دونی تست کن.

قبل: حدود ۱۰ دقیقه پیدا کردن فرمول و رفع خطا بعد: ۱ تا ۳ دقیقه برای ساخت و تست اولیه

کار ۳: ساخت فرمول کمیسیون چندمرحله‌ای با IF

فرض کن مبلغ فروش تو C2 هست. فروش ۱۰۰ میلیون تومان به بالا ۵٪ کمیسیون داره، از ۵۰ تا کمتر از ۱۰۰ میلیون ۳٪ و کمتر از ۵۰ میلیون ۱٪.

پرامپت:

برای Excel یه فرمول IF بنویس که:
اگر C2 حداقل 100000000 بود 5 درصد،
اگر حداقل 50000000 بود 3 درصد،
و در غیر این صورت 1 درصد مبلغ فروش رو برگردونه.

خروجی:

=IF(C2>=100000000,C2*5%,IF(C2>=50000000,C2*3%,C2*1%))

برای شرط‌های مالی حتماً مرزها رو جدا تست کن؛ مثلاً دقیقاً ۵۰ میلیون و دقیقاً ۱۰۰ میلیون. خیلی از خطاهای فرمول از همین مرزها میان، نه از خود تابع.

قبل: حدود ۱۵ دقیقه ساخت و دیباگ فرمول تودرتو بعد: چند دقیقه برای گرفتن فرمول و تست مرزها

کار ۴: جداسازی شهر از آدرس آشفته

فرض کن یه ستون آدرس داری که به‌صورت دلخواه نوشته شده:

تهران، خیابان ولیعصر، پلاک ۱۲۳، کد پستی ۱۴۳۵۶۷۸۹۱۰
اصفهان - میدان نقش جهان - کدپستی: ۸۱۷۴۶۳۸۵۹۵
شیراز، خ حافظ، کوچه ۵، پ ۷

می‌خوای شهر رو جدا کنی. تو یه فایل ۵۰۰ سطری، انجام دستی این کار می‌تونه زمان زیادی بگیره.

پرامپت:

فرمول اکسل بنویس که اولین بخش قبل از کاما یا خط تیره رو از ستون A استخراج کنه.
اگه نه کاما نه خط تیره بود، اولین کلمه رو برگردونه.

خروجی:

=LET(t,A2,p,MIN(IFERROR(FIND("،",t),LEN(t)+1),IFERROR(FIND("-",t),LEN(t)+1)),TRIM(IF(p<=LEN(t),LEFT(t,p-1),LEFT(t,IFERROR(FIND(" ",t)-1,LEN(t))))))

این نسخه از LET استفاده می‌کنه و هم حالت کاما/خط‌تیره رو پوشش می‌ده، هم وقتی هیچ‌کدوم وجود نداره به اولین کلمه برمی‌گرده. اگه می‌خوای ساده‌تر، می‌تونی از Google Sheets استفاده کنی:

برای Google Sheets:

=IF(REGEXMATCH(A2,"[،-]"),TRIM(REGEXEXTRACT(A2,"^[^،-]+")),INDEX(SPLIT(TRIM(A2)," "),1,1))

این فرمول اولین بخش قبل از کاما یا خط تیره رو برمی‌گردونه و اگه هیچ‌کدوم نبود، اولین کلمه رو می‌ده.

قبل: ۶۰ دقیقه کار دستی برای ۵۰۰ سطر بعد: ۲ دقیقه نوشتن فرمول + ۳ دقیقه کپی و بررسی صرفه‌جویی: ۵۵ دقیقه

کار ۵: استخراج کد پستی با Regex

کد پستی معمولاً ۱۰ رقمه و تو متن جاسازی شده. می‌خوایم فقط اون رو بیاریم بیرون.

پرامپت برای Google Sheets:

فرمول Google Sheets بنویس که یه عدد ۱۰ رقمی رو از متن ستون A استخراج کنه.

خروجی:

=REGEXEXTRACT(A2, "[0-9۰-۹]{10}")

برای نسخه‌های قدیمی Excel:

Excel در نسخه‌های Microsoft 365 تابع REGEXEXTRACT داره، اما Excel 2021 و نسخه‌های قدیمی‌تر این تابع رو ندارن. برای اون نسخه‌ها می‌تونی از Power Query استفاده کنی یا از ChatGPT بخوای یه VBA کوچیک بنویسه.

پرامپت:

یه تابع VBA بنویس که از یه سلول، اولین رشته ۱۰ رقمی رو برگردونه.

خروجی VBA:

Function ExtractPostalCode(txt As String) As String
    Dim i As Long, j As Integer
    Dim num As String
    Dim fa As Variant, en As Variant

    fa = Array("۰","۱","۲","۳","۴","۵","۶","۷","۸","۹")
    en = Array("0","1","2","3","4","5","6","7","8","9")

    For j = 0 To 9
        txt = Replace(txt, fa(j), en(j))
    Next j

    For i = 1 To Len(txt) - 9
        num = Mid$(txt, i, 10)
        If num Like "##########" Then
            ExtractPostalCode = num
            Exit Function
        End If
    Next i

    ExtractPostalCode = ""
End Function

حالا تو Excel می‌نویسی:

=ExtractPostalCode(A2)

قبل: ۴۵ دقیقه برای نوشتن کد VBA + تست بعد: ۵ دقیقه (دریافت کد + جاگذاری) صرفه‌جویی: ۴۰ دقیقه

کار ۶: تمیزکاری فضاهای اضافی و کاراکترهای مخفی

گاهی داده‌هایی که از سیستم‌های دیگه می‌یاد، فضای اضافی، tab، یا کاراکتر مخفی دارن که باعث می‌شه فرمول‌ها کار نکنن.

پرامپت:

فرمولی بنویس که تمام فضاهای اضافی، tab و line break رو از ستون A حذف کنه و فقط یه فضا بین کلمات بذاره.

خروجی:

=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A2,CHAR(160)," ")))

CLEAN کاراکترهای غیرقابل چاپ رو حذف می‌کنه، TRIM فضاهای اضافی رو و SUBSTITUTE هم فاصلهٔ غیرشکستنی (NBSP) رو که معمولاً از وب کپی می‌شه به فاصله عادی تبدیل می‌کنه.

قبل: ۳۰ دقیقه برای ۱۰۰۰ سطر (پیدا کردن دستی سلول‌های مشکل‌دار) بعد: ۱ دقیقه صرفه‌جویی: ۲۹ دقیقه

کار ۷: تولید خلاصهٔ فروش ماهانه با آمار کلیدی

فرض کن می‌خوای یه پاراگراف خلاصه داشته باشی:

“در ماه فروردین، مجموع فروش 450 میلیون تومان بود که نسبت به ماه قبل 12% رشد داشته. بیشترین فروش مربوط به دسته الکترونیک (۳۵٪) و کمترین مربوط به لوازم خانگی (۸٪) بوده است.”

پرامپت:

از این داده‌ها یه پاراگراف خلاصه بنویس:
- مجموع فروش: 450000000
- رشد نسبت به ماه قبل: 12%
- بیشترین دسته: الکترونیک، 35%
- کمترین دسته: لوازم خانگی، 8%

ChatGPT یه متن روان و آماده برای ارائه تولید می‌کنه که می‌تونی مستقیم تو پاورپوینت یا PDF بذاری.

قبل: ۱۵ دقیقه نوشتن دستی + ویرایش بعد: ۱ دقیقه صرفه‌جویی: ۱۴ دقیقه

کار ۸: شناسایی ترندها و انحراف معیار

اگه یه ستون اعداد داری (مثلاً فروش روزانه) و می‌خوای ببینی کدوم روزها انحراف شدید داشتن، می‌تونی فرمول آماری بخوای.

پرامپت:

فرمول اکسل بنویس که سلول‌هایی از ستون C که بیشتر از 2 برابر انحراف معیار از میانگین فاصله دارن رو علامت‌گذاری کنه.

خروجی:

=IF(ABS(C2-AVERAGE(C:C)) > 2*STDEV.S(C:C),"ناهنجار","عادی")

حالا می‌تونی این ستون رو فیلتر کنی و فقط روزهای ناهنجار رو بررسی کنی.

قبل: ۲۰ دقیقه محاسبه دستی + ایجاد فرمول بعد: ۱ دقیقه صرفه‌جویی: ۱۹ دقیقه

کار ۹: گزارش خودکار از دیتاست‌های خیلی بزرگ

یه Worksheet معمولی Excel حداکثر ۱٬۰۴۸٬۵۷۶ سطر داره؛ برای دیتاست‌های بزرگ‌تر معمولاً باید سراغ Power Query، Data Model یا منبع داده بیرونی بری. از طرف دیگه، برای آپلود CSV و spreadsheet تو ChatGPT سقف فایل در حال حاضر حدود ۵۰ مگابایته و به اندازه هر ردیف هم بستگی داره. محدودیت ۲ میلیون توکنِ فایل‌های متنی روی spreadsheetها اعمال نمی‌شه. اگه هدفت گزارشه، معمولاً لازم نیست کل دیتای خام رو بفرستی؛ یه خلاصه آماری یا Pivot Table هم کار رو تمیزتر می‌کنه.

مراحل:

1. تو Excel یه Pivot Table بساز که خلاصه‌ای از داده‌ها رو نشون بده (مثلاً مجموع فروش به تفکیک ماه و دسته).
2. خروجی Pivot رو کپی کن و به ChatGPT بفرست.
3. بگو: “از این جدول، یه گزارش ۲۰۰ کلمه‌ای بنویس که ترندهای کلیدی، بالاترین و پایین‌ترین مقادیر و پیشنهاد برای بهبود رو شامل بشه.”

ChatGPT یه پیش‌نویس گزارش تحلیلی تولید می‌کنه؛ اعداد، نتیجه‌گیری‌ها و پیشنهادها رو قبل از ارائه به مدیریت با داده اصلی تطبیق بده.

قبل: ۶۰ دقیقه تحلیل دستی + نوشتن گزارش بعد: ۱۰ دقیقه (Pivot + پرامپت + ویرایش نهایی) صرفه‌جویی: ۵۰ دقیقه

چرا ChatGPT گاهی فرمول نادرست پیشنهاد می‌کنه

دلیل ۱: اگه پرامپتت مبهم باشه، مدل حدس می‌زنه. مثلاً بگی “فرمولی بنویس که داده رو جمع کنه”، نمی‌دونه کدوم ستون، کدوم شرط، کدوم محدوده.

راه‌حل: همیشه ستون‌ها، محدوده‌ها و شرایط رو واضح بنویس.

دلیل ۲: ChatGPT ممکنه نسخه‌ای از Excel رو فرض کنه که توابع خاصی نداره. مثلاً XLOOKUP در Microsoft 365 و Excel 2021 و 2024 هست، اما در Excel 2016 و 2019 در دسترس نیست؛ مدل ممکنه بدون توجه به نسخه همون رو پیشنهاد بده.

راه‌حل: تو پرامپت بنویس “برای Excel 2016” یا “برای Google Sheets”.

دلیل ۳: محدودیت context: اگه پرامپت خیلی طولانی باشه یا چندین جدول رو توضیح بدی، ممکنه بخشی از جزئیات مهم از قلم بیفته.

راه‌حل: پرامپت رو به قطعات کوچک‌تر تقسیم کن و هر مرحله رو جداگانه بگیر.

محدودیت حجم فایل و چطور برای داده‌های بزرگ‌تر برنامه‌ریزی کنی

اگه می‌خوای یه فایل بزرگ رو مستقیم به ChatGPT بدی، محدودیت اصلی برای CSV و spreadsheet فقط «تعداد توکن» نیست. طبق راهنمای فعلی OpenAI، فایل‌های spreadsheet معمولاً تا حدود ۵۰ مگابایت قابل آپلودن و سقف ۲ میلیون توکنِ فایل‌های متنی به spreadsheetها اعمال نمی‌شه. در کنار حجم فایل، سقف آپلود و میزان استفاده حساب هم می‌تونه محدودیت ایجاد کنه.

راه‌حل‌ها:

1. خلاصه‌سازی قبل از ارسال: اگه برای جواب گرفتن به کل دیتای خام نیاز نداری، یه Pivot Table یا خلاصه آماری بساز و همون رو بفرست.
2. تقسیم به بخش‌های کوچک‌تر: اگه می‌خوای فرمول روی همه اعمال بشه، فقط چند سطر نمونه بفرست، فرمول رو بگیر و خودت کپی کن.
3. استفاده از OpenAI API: اگه برنامه‌نویسی بلدی، می‌تونی از API استفاده کنی و داده رو batch به batch پردازش کنی.

تست کردن فرمول‌ها قبل از اعمال روی کل جدول

هیچ‌وقت یه فرمول رو مستقیم روی ۱۰ هزار سطر کپی نکن. اول روی ۱۰ سطر تست کن، نتیجه رو بررسی کن، بعد برو سراغ بقیه. این کار از خرابی داده جلوگیری می‌کنه.

نکته مهم: ChatGPT پلن‌های رایگان گاهی محدودیت سرعت دارن. برای کار روزانه و حرفه‌ای بهتره از پلن‌های Plus یا بالاتر استفاده کنی که دسترسی سریع‌تر و بیشتری دارن.

کسایی که با Google Sheets کار می‌کنن، استفاده از Apps Script + ChatGPT ترکیب قدرتمندیه که می‌تونه خیلی از کارها رو خودکار کنه.